Hjemmekontor? Få flere gode råd her

Hjemmekontor? Få flere gode råd her 1

Vi i Onlinepsykologene har tidligere skrevet om hvordan du kan håndtere smittefrykt og bekymringer rundt koronaviruset. Koronaviruset har gjort at svært mange har vært mer eller mindre frivillig «tvunget» over på hjemmekontor. I denne artikkelen vil vi derimot hjelpe deg med gode råd til hjemmekontoret, og også hvordan du og din familie kan gjøre det beste ut av økt innetid, og kanskje til og med hjemmekarantene og/eller isolasjon.

Vi vil i denne artikkelen forsøke å svare på problemstillinger som:

  • Hvordan kan jeg unngå prokrastinering, lav indre motivasjon og distraksjoner slik at jeg får produktiv arbeidstid under hjemmekontor?
  • Hvordan kan jeg motivere meg selv?
  • Hvordan kan vi finne en god balanse mellom privatliv, familieliv og arbeidstid ved hjemmekontor?
  • Hvordan kan vi snakke til hverandre og med barna om koronaviruset uten å skremme, men heller ikke bagatellisere det?
  • Hvordan kan vi snu økt innetid til noe positivt for oss selv, partneren og barna?

Hvordan være produktiv når man har hjemmekontor?

Som vi skal se nærmere på har hjemmekontor mange positive aspekter. Samtidig er det ingen hemmelighet at det medfører økt sårbarhet for utfordringer i form av

  • Lav indre motivasjon,
  • distraksjoner,
  • manglende disiplin, struktur og rutiner,
  • ensomhet,
  • selvkritikk, og
  • prokrastinering

For å forstå hvordan vi kan håndtere og unngå dette kan det være nyttige å være klar over de store fordelene man har i en tradisjonell arbeidsplass:

  • ytre strukturer, rutiner, prosedyrer og møter
  • sosial støtte og kontroll: man har kollegaer som motiverer, gir konstruktiv tilbakemelding, forplikter og følger med, og
  • man har belønningssystem i form av ros, anerkjennelse, kaffiprat og lunsj

Basert på dette kan vi utforme tipsene ut ifra

  1. Strukturelle tiltak
  2. Kollegiale tiltak
  3. Motivasjonstiltak

Hjemmekontor - Hvordan strukturere arbeidsdagen?

Når man har hjemmekontor og skal strukturere sin egen arbeidsdag bør man ta utgangspunkt i de rutinene man allerede har som lett kan overføres

  1. Stå opp til samme tid
  2. Spis måltider til samme tid
  3. Ta deg pauser når du skal
  4. Forhold deg til de samme arbeidstidene slik at det ikke sklir ut i den ene eller andre retningen og i verste fall går ut over nattesøvnen og døgnrytmen
  5. Avtal telefon- eller videokonferansemøter slik at du har noe eksternt og en annen person som du forplikter deg til

Andre viktige forutsetninger for en produktiv arbeidsdag kan være:

  • ikke forbli for lenge i senga om morgenen
  • stell deg og kle deg som slik som du normalt ville har gjort på jobb
  • sitt på et rom uten for mange distraksjoner og som du ikke assosierer for mye med privatlivet ditt

Når vi ikke har andre som forteller oss hva vi skal gjøre, til når og vi har mye forskjellige å forholde oss til på likt kan det være lurt å

  • lage seg en oversiktsliste med diverse delmål for dagen. Denne listen børe være overkommelig, presis og konkret slik at du kan la deg motiveres av å stryke ut ett punkt etter det andre. Starte gjerne med de lette tingene først slik at du kommer inn i en mestringsflyt.
  • Man kan også bruke en app til dette som f.eks Wunderlist der man kan dele våre lister med kollegaer som de fortløpende kan følge eller få oppdateringer på har skjedd. Da det er lettere å forplikte seg til og gjennomføre oppgaver når vi har fortalt om det til andre og de kan følge med om vi faktisk gjennomfører det vil dette kunne øke sannsynligheten for å gjennomføre oppgaven
  • Det finnes også apper som hjelper deg med å låse av tilgangen til andre nettsider eller programmer på laptoppen eller mobilen din slik at sannsynligheten for prokrastinering og distraksjon minimeres.
  • Lag gjerne en liste over ting som opptar deg men som du ikke kan gjøre noe med – når du får avklart dette er det lettere for deg å legge det fra deg slik at det ikke distraherer deg og opptar dine begrensede kognitive ressurser
  • Test ut arbeidsintervaller – hvor lenge klarer du å arbeide fokusert og konstruktivt før du forsvinner i tanker? Se om du kan utvikle intervaller med fokusert arbeid etterfulgt av et mindre intervall med en kopp kaffe, gå- eller joggetur, meditasjon, muskeltrening, yoga, strekning, radio, musikk eller en samtale. Kan du f.eks jobbe fokusert i 40 min før du tar deg en 20 min pause?
  • Hvis du forsøker å multitaske er det viktig å vite at våre sanser konkurrerer om de samme kognitive ressursene. Dvs at det er lettere å skrive og høre musikk samtidig enn det er å skrive og høre på en samtale i radioen parallellt fordi vi i sistnevnte tilfelle bruker språkevnen til å forstå og reflektere i begge tilfellene.

Hjemmekontor - Hvordan legge til rette for sosial støtte, forpliktelse og kontroll?

Da vi mennesker er sosiale flokkdyr er fordelen med å ha kollegaer i hverdagen mange:

  • vi kan kjenne på tilhørighet og identitet i motsetning til ensomhet
  • vi kan få og gi støtte, bekreftelse, validering og anerkjennelse som er kilde til motivasjon, mestring og stolthet
  • vi kan få og gi konstruktiv tilbakemelding, feedback og kritikk som gjør at vi kan korrigere, forbedre og utvikle det vi gjør og oss selv
  • vi kan bli inspirert og lære gjennom interaksjon og observasjon
  • vi kan oppleve en form for forpliktelse og lagfølelse men også et positivt press og forventning som gjør at vi likevel gjør en god innsats uavhengig av vår indre motivasjon

Så hvordan kan vi ta med oss disse positive aspektene som sosial støtte, forpliktelse og kontroll gir oss i arbeidshverdagen også når vi har hjemmekontor?

  1. Teknologiske muligheter: Vi kan fortsatt ha fortløpende kontakt gjennom f.eks en workspace app som Slack der man har mulighet for å chatte. Vi kan som nevnt dele våre liste over arbeidsmål gjennom f.eks Wunderlist. Vi kan avtale video- eller telefonsamtaler.
  2. Video-morgenmøte: Ved å ha et video- eller telefonmøte i begynnelsen av en arbeidsdag hjemme kan man dele mål for dagen, fordele arbeidsoppgaver, avtale møtetider og føle en viss forpliktelse til hverandre for at vi gjennomfører det vi har lovet.
  3. Sosial familie-/par-lunsj: Kanskje du, partneren og/eller barna dine kan avtale å ha lunsjen sammen dersom alle er i hjemmekarantene og har hjemmeskole samtidig som du/dere har hjemmekontor. Dette vil kunne være strukturerende og motiverende for hele familien.

Hjemmekontor - Hvordan øke motivasjon med teknologi, belønning, straff, forpliktelse og struktur?

Til nå har vi fokusert på ytre faktorer som kan være til hjelp mot distraksjon og manglende disiplin, struktur og motivasjon.

Effekten av sosial forpliktelse og kontroll sammen med en ytre struktur er derimot ikke alltid tilstrekkelig og man føler man trenger ekstra motivasjon for å gjennomføre innholdet som rammene legger til rette for.

Vi kan enkelt skille mellom indre og ytre motivasjon.

Ytre motivasjon dreier seg om

  • å finne belønning man får når målene man setter oppnås – da er det som nevnt viktig å stykke større mål opp i mindre begrensede, konkrete og enkle delmål – da opplever man i større grad en konkret progresjon som gir flyt og mestring
  • man kan også gi belønning for det man IKKE gjør – hvis jeg unngår nettaviser, underholdning og sosiale medier i f.eks 30 min kan jeg belønne meg selv med en kopp kaffe. Man kan også bruke nettopp det man unngår som selve belønningen slik at man etter 40 min fokusert arbeid tillater seg 5 til 10 min med nyheter og/eller sosiale medier hvis dette oppleves som nødvendig.
  • Man kan også operere med ulike former for «straffer» ved at man enten tar vekk en belønning når man ikke gjennomfører et mål eller klarer å holde seg fra noe uønsket eller at man innfører en aktiv straff i form av å f.eks forplikte seg til å vaske toalettet.

Mer effektivt men kanskje vanskeligere å etablere er indre motivasjon eller «intrinsic motivation» som det heter på engelsk.

Hjemmekontor - Hvordan øke indre motivasjon?

Indre motivasjon henger sammen med hvorvidt vi får dekket de behovene vi har. For å få økt motivasjon når man jobber, og særlig ved hjemmekontor, er det derfor viktig å kunne knytte arbeidet du gjør opp mot dine egne verdier:

Reflekter over hva som er dine verdier, hva du kan stå inne for og hvordan disse verdiene gjenspeiles i arbeidet ditt.

Tre grunnleggende behov

Teorien «Self-Determination Theory,» eller ofte oversatt som selvbestemmelsesteorien, har kommet frem til tre sentrale behov alle mennesker har, først innført av de to amerikanske psykologene Edward Deci og Richard Ryan.

Der snakkes det om behovet for autonomi, kompetanse og tilhørighet. Behovsoppfyllelse på disse tre områdene ses forbundet med økt livsglede og indre motivasjon.

Dersom du over tid opplever mangelfull behovsoppfyllelse på et eller flere av disse tre områdene, vil en konsekvens kunne være at du opplever en generell reduksjon i livsglede og indre motivasjon.

Hvis du opplever at motivasjonen til det du gjør er laber og burde forbedres, kan du kartlegge arbeidet i forhold til disse tre behovene:

Kartlegging av behovene:

  1. Autonomi: Hvordan er din mulighet til å påvirke arbeidshverdagen din? Dersom du ikke opplever tilstrekkelig autonomi, hva kan du eventuelt gjøre for å få større påvirkningskraft?
  2. Kompetanse: Hvor fornøyd er du med den jobben du gjør i dag? Opplever du stagnasjon, at arbeidet er for krevende – eller kjenner du på mestring og kompetanseutvikling? For at det siste skal inntreffe må arbeidsoppgavene være tilpasset dine ressurser og kompetanser, samtidig som det må være plass til utvikling. Her er også god veiledning og støtte fra kollegaer viktig.
  3. Tilhørighet: Her handler det om å oppleve tilknytning til andre, at noen bryr seg om og respekterer deg, samtidig som du bryr deg om og respekterer andre. I hvilken grad føler du at du får tilfredsstilt dette behovet på arbeidsplassen? Hva kan du gjøre for å øke opplevelsen av tilhørighet? Er det endringer i organisasjonen eller arbeidshverdagen som kan gjøres? Åpenhet rundt hva som skal til for at du og dine kollegaer skal ha det bra på jobb er en viktig del av denne prosessen. Kanskje trenger dere noen uformelle treffpunkter der dere kan bli bedre kjent med hverandre og dermed tettere sammenknyttet?

Mangel på indre motivasjon kan også ha sammenheng med at man av ulike grunner «bremser» seg selv dvs at man nedprioriterer egne behov og heller føyer og tilpasser oss selv til andre. Det at man er redd for å bli negativt vurdert, mister kontrollen eller at det får negative konsekvenser – hvis vi våger å være åpne om egne behov, følelser, ambisjoner, ønsker, mål, tanker, verdier, forslag, meninger, refleksjoner, oppfattelser og vurderinger – gjør at vi istedet blir unnvikende.

Dette har derimot negative konsekvenser i form av tap av selvrespekt og integritet og man kan bli frustrert, angrende, bitter og demotivert.

Derfor kan en viktig øvelse for å øke indre motivasjon være å nettopp å dele og være åpen om egne

  • tanker, refleksjoner, vurderinger og oppfattelser,
  • ønsker, ambisjoner, vilje, mål, planer og forslag for hvordan implementere, oppnå og gjennomføre
  • behov, grensesetting, selvhevdelse, reaksjoner og følelser (i settinger og relasjoner det passer seg naturligvis)

For når en arbeidsgiver, kollega eller partner vet om våre behov, ambisjoner, oppfattelser og mål er det lettere å ha en konstruktiv og støttende samtale om hvordan dette best mulig kan oppnås og ivaretas. Dette blir også et mer konkret og potensielt matnyttig utgangspunkt for en evaluering av ens prosess – hva er mest hensiktsmessig å gjøre ut ifra dine mål og behov og er det du gjør i tråd med det?

Hvordan balansere jobb og privatliv under hjemmekontor?

Nå som du og din partner og potensielt hele familien er hjemme på likt under hjemmekarantene og skal ha hjemmekontor, hjemmeskole og samtidig være en familie med eget privatliv kan det være utfordrende å finne en god og hensiktsmessig balanse.

Det er da viktig å realitetsorientere seg og justere ned ambisjonene slik at man ikke ender opp med å bebreide seg selv og andre og går rundt med dårlig samvittighet.

Familiemorgenmøte: En fin måte strukturere og planlegge dagen og få hele familien med som et lag er å ha et familiemøte eller morgenmøte ved starten av dagen. Her kan man involvere og inkludere de litt eldre barna i planleggingen, prioriteringen og fordelingen. Spør alle, også barna, hva som er deres mål og ønsker for dagen og planlegg det inn. Jo mer dere bygger opp under en team-følelse og at dere sammen skal mestre en potensielt litt spennende unntakstilstand jo bedre.

Det er derfor viktig å planlegge og avklare hva som er ønskelige mål og hva som faktisk er gjennomførbart med tanke på

  • barnas personlige og skolereleaterte behov (aldersavhengig)?
  • dine og evt partners jobbkrav?
  • dine og evt partners personlige behov?
  • familiens behov (sosialt men også når det kommer til basalbehov som mat, fysisk aktivitet, hygiene og søvn)?
  • husets/leilighetens areal, rom og nødvendige ressurser for hjemmekontor og -skole?

Når dere har en oversikt over dette er det lettere å gjøre de riktige prioriteringene, lage en plan på hvordan dere ivaretar behovende til ulike tider der dere veksler på å ta ansvar for å sjonglere egne og partnerens personlige/jobbmessige behov og ansvaret for å ivareta barnas behov.

Er dette mulig å gjennomføre uten å sette barna foran en skjerm? Kan evt skjermen og sosial aktivitet og lek brukes som en motivator for barna til å gjennomføre evt lekser eller husoppgaver? Kan dere tenke intervaller her også basert på barna deres sin begrensede evne til å konsentrere seg over tid?

Hvordan snakke om koronaviruset på en konstruktiv måte?

Nå som barnas barnehage og skole stenges vil de naturligvis ha mange spørsmål og potensielt være redde og bekymrede. Derfor kan det være viktig å finne en måte å forklare det på som ikke medfører at barna skremmes unødvendig mye men heller ikke at alvoret bagatelliseres for mye.

Dette kan gjøres ved å fremheve at

  1. Det er ikke farlig for barn, men da barn likevel kan smitte andre er det viktig at barnehagen og skolen stenges.
  2. Og siden eldre har en økt risiko for å bli syke av viruset kan vi ikke besøke bestemor og bestefar på en stund slik at de forblir friske og raske.
  3. Så det viktigste er at vi unngår å bli smittet slik at vi ikke smitter andre. For hvis for mange blir syke på likt kan sykehusene bli overfylte slik at legene ikke får tid, krefter og ressurser tilgjengelig for de som virkelig trenger hjelp ikke får det.

Dersom du preges av angstvekkende og uhensiktsmessig smittefrykt og bekymringer kan du ta kontakt med oss i Onlinepsykologene og få hjelp eller lese videre her.

Hvordan ivareta andre behov og snu økt hjemmetid til kvalitetstid?

En fare med hjemmekontor og økt innetid er at man risikerer:

  • at skillet mellom jobb og privatliv viskes ut
  • at man ikke får tid til egne behov som trening, hobbier eller alenetid
  • at man ikke får tid til kvalitetstid med sin partner

Derfor kan det være viktig å nedprioritere og nedjustere ambisjonene og kravene rundt jobb og skole i denne perioden og heller snu utfordringen til en mulighet for økt kvalitetstid med familien og/eller partneren?

Kanskje det kan være fint at alle får sove litt lengre, ha andre måltidstider, kan kle seg litt mer avslappet, kan gå rundt uten sminke og være litt mer avslappet og lekne?

Kanskje kan dere gjøre hjemmekarantene om til en spennende unntaktstilstand med familiesamvær og et potensielt kjekt og lærerikt samarbeid som styrker deres bånd der dere feks:

  1. snakker om hvordan dere kan håndtere hjemmekarantenen best mulig sammen
  2. researcher sammen om koronaviruset og snakker om det slik at du og barna føler dere har forståelse og oversikt
  3. planlegger viktige innkjøp sammen
  4. planlegger hvilke brettspill, kortspill og andre felles underholdninger dere kan finne på – hva med at du som voksen tar utfordringen og setter deg inn i barnas dataspill eller andre interesser for å møte de på deres arena og styrke deres bånd
  5. leser, maler, lager noe, hører på musikk eller gjør andre hobbier sammen?
  6. lager mat som alle liker sammen
  7. gjøre husarbeid sammen
  8. finner ulike måter å være fysisk aktive på sammen